31e Congrès annuel de l'AMVQ

du Vendredi 3 avril au Dimanche 5 avril 2020

 

AIDE-MÉMOIRE
31e Congrès annuel


En tant qu'exposants, voici de l'information qui pourrait vous être utile :

(Pour plus de détails, veuillez cliquer ici.  / For more informations, click here)
 

INSCRIPTION DES REPRÉSENTANTS

Veuillez nous soumettre les noms des représentants qui seront présents à votre kiosque pour chacune des journées en utilisant le formulaire prévu à cet effet.

Veuillez cliquer ICI pour télécharger le formulaire. Une fois complété, veuillez le retourner par courriel à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. avant le mars 2020

Lors de l'évènment, vos représentant devront se présenter au kiosque d'accueil de l'AMVQ situé devant les salles 210, niveau 2, du Palais des congrès de Montréal. Il vous sera remis votre insigne d'identification.
 
IMPORTANT : Le port du porte-nom est obligatoire en tout temps pour avoir accès aux salles de conférences, ainsi qu'au Salon des partenaires.
 

HÉBERGEMENT

Un bloc de chambres a été réservé à l'hôtel Le Westin Montréal jusqu'au 15 mars, vous pouvez faire votre réservation en ligne.

Ou par téléphone au 1-866-837-4262 en mentionnant le nom du groupe : Congrès AMVQ 2020 - Représentants
 

REPAS

Pour le bon déroulement des services, nous vous demandons de prendre note que vos dîners seront servis avant ceux des congressistes. 
 
Heures des repas des congressistes :
Samedi 4 avril : 12 h 00  à 13 h 45
Dimanche 5 avril : 12 h 00 à 13 h 45

Heures des repas des représentants :
Samedi 4 avril : 11 h 30 à 12 h 00
Dimanche 5 avril : 11 h 30 à 12 h 00


Pour les représentants autorisés, l’accès aux dîners du samedi et du dimanche est gratuit.

Des frais de repas de 75 $ par jour (plus taxes) par représentant additionnel vous seront facturés.
 

HEURES D’OUVERTURE DU SALON DES PARTENAIRES

Samedi 4 avril 2020 :  9 h 30 h à 15 h 45(dîner et pauses inclus)
Dimanche 5 avril 2020 :  9 h 30  h à 15 h 30 (dîner et pauses inclus)
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LIVRAISON DU MATÉRIEL

 Le matériel pourra être livré au Palais des congrès de Montréal à compter du vendredi 5 avril 2019, uniquement aux quais de débarquement situés au 163, rue Saint-Antoine Ouest, Montréal, Qc H2Z 1X8
 
LE MATÉRIEL LIVRÉ DOIT ÊTRE CLAIREMENT IDENTIFIÉ
Le débarcadère du Palais des congrès de Montréal desservant plusieurs événements, il est très important que tout votre matériel soit clairement identifié de la façon suivante :
 
Nom de l’événement (Congrès AMVQ)
Salle d’exposition no 210A-G
Nom de votre compagnie
Numéro de votre kiosque

Nouveauté 2020 - Un maître de quai sera sur les lieux pour accueillir le matériel et s’assurer du bon déroulement du déchargement des livraisons.


Quais de déchargement

15 postes de déchargement sont disponibles pour faciliter la livraison de votre matériel. Pour les automobiles et les camionnettes, une aire de déchargement est mise à votre disposition pour une période de 15 à 20 minutes.

L’utilisation d’un chariot (diable) est autorisée.


Débarquement du matériel

Vous avez la responsabilité d’apporter votre matériel à votre kiosque. Le transport de votre matériel à votre kiosque peut se faire de deux manières : 
  • Transport des caissons par chariot élévateur (forklift) : Vous devez commander ce service auprès du Palais des congrès de Montréal. Des frais de manutention vous seront facturés par le Palais des congrès de Montréal. Paiement par carte de crédit uniquement. Pour commander ce service, cliquer ICI.
  • Transport de votre matériel avec les chariots bleus (dolly) : Ces chariots vous sont prêtés gratuitement par le Palais des congrès de Montréal. Ils sont disponibles aux quais de déchargement. Vous devez les demander au préposé qui est à la fenêtre « Réception ».
 

MONTAGE DES KIOSQUES

Vendredi 3 avril 2020 : 9 h à 23 h
Samedi 4 avril 2020 : 7 h 30 à 9 h 30


Les murs de rideaux délimitant votre emplacement de kiosque sont inclus. Par contre, les tables, les chaises et le tapis ne sont pas inclus dans le coût de votre kiosque.

Vous pouvez commander ces articles directement chez notre fournisseur officiel, Décor Experts Expo (DEE). Pour commander du matériel pour votre kiosque, veuillez remplir les bons de réservation de DEE et leur faire parvenir d’ici le 20 mars 2020.

Cliquez ICI pour contacter le fournisseur.

Du matériel sera disponible sur place lors de l’évènement, mais les quantités seront limitées et les coûts seront plus élevés. Tarif avantageux si réservé avant le 20 mars 2020.
 

DÉMONTAGE DES KIOSQUES

 
Dimanche 7 avril 2020, de 15 h 30 à 23 h
   

ÉLECTRICITÉ


POUR LES EXPOSANTS AYANT DÉJA COMMANDÉ L’ÉLECTRICITÉ À LEUR KIOSQUE : une prise de 1 500 watts sera mise à la disposition des exposants ayant un kiosque simple et deux prises de 1 500 watts pour les kiosques multiples (double,triple et quaduple).

Vous pouvez commander des prises additionnelles avant le 18 mars 2020 en communiquant avec Mme Vanessa Bergeron de l'AMVQ au 450 963-1812  /  1 877 963-1812 ou par courriel : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Si une prise électrique additionnelle était requise sur place, soyez informé que le Palais des congrès de Montréal pourra vous accommoder, à raison de 250 $ (plus taxes) par prise de 1 500 watts, sur paiement immédiat par carte de crédit uniquement.
 

CONNEXION INTERNET SANS FIL


La connexion Internet sans fil est disponible gratuitement dans le hall devant les salles 210. Par contre, si vous souhaitez avoir accès à Internet sans fil "sécurisé et avec plus de bande passante" à votre kiosque, vous devez commander votre connexion avant l’événement, afin que nous puissions préparer votre code d’accès et vous le remettre à votre arrivée.

Coût : 130 $ (plus taxes) par ordinateur ou tablette, pour la durée de l’événement.

Veuillez communiquer avec Mme Vanessa Bergeron de l’AMVQ en pratique des petits animaux, au 450 963-1812 ou par courriel à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.  avant le 18 mars 2020.

 

SOIRÉE 5 À 7 DU VENDREDI
 

Pour participer à la soirée du 5 à 7 du vendredi, vous devez vous inscrire au préalable au secrétariat de l’AMVQ, avant le 3 avril 2019, 16 h 30.

Aucune inscription de dernière minute ne pourra être acceptée.

Coût : 55 $ par personne, plus taxes (bouchées, animation et activités inclus).
 

SOIRÉE BANQUET DU SAMEDI


Pour participer à la soirée du samedi, vous devez vous inscrire au préalable au secrétariat de l’AMVQ, avant le 3 avril 2019, 16 h 30.

Aucune inscription de dernière minute ne pourra être acceptée.

Coût : 135 $ par personne, plus taxes (repas, animation et spectacle inclus).

CONFÉRENCES

Les représentants qui désirent assister à certaines conférences (sauf les classes de maître et les laboratoires) peuvent le faire gratuitement, à condition d’assurer une présence à leur kiosque.
 
Notez qu’aucune heure de formation continue ne sera créditée, à moins d’être inscrit au programme scientifique du congrès de l’AMVQ. 
 

CONCOURS À VOTRE KIOSQUE

Pour augmenter l’affluence à votre kiosque, vous pouvez procéder à des concours ou des remises de prix.

Il sera de votre responsabilité de contacter les gagnants et de leur faire parvenir leur prix.
 

NOURRITURE À VOTRE KIOSQUE


Capital Traiteur est le fournisseur alimentaire exclusif au Palais des congrès de Montréal. Pour commander de la nourriture à offrir aux congressistes, veuillez contacter Capital Traiteur au 514 871-3111 avant le 18 mars 2020.

Formulaire de réservation également disponible en cliquant ICI.

Les sucreries en petite quantité et les items non comestibles sont autorisés et aucuns frais de redevances ne seront facturés pour la distribution de ces items.

Si sous désirez offrir des aliments aux congressistes, informez-vous au préalable afin d’éviter toute surprise quant aux redevances à verser à Capital Traiteur.